Proveïdors, ofertes i pressupostos
El procés de cerca i selecció de proveïdors
La cerca, selecció i negociació amb proveïdors assegura l'obtenció de béns i serveis de qualitat a un preu competitiu. El procés té sis fases:
flowchart LR
A[1. Definició de<br/>les necessitats] --> B[2. Identificació de<br/>proveïdors]
B --> C[3. Sol·licitud<br/>d'informació]
C --> D[4. Comparació<br/>d'ofertes]
D --> E[5. Negociació]
E --> F[6. Elecció del<br/>proveïdor]
style A fill:#2563EB,color:#fff
style D fill:#16A34A,color:#fff
style F fill:#7C3AED,color:#fff- Definició de les necessitats: especificacions tècniques, calendari de lliurament i condicions de pagament.
- Identificació de proveïdors potencials: bases de dades i directoris, recomanacions, fires sectorials i cerca a Internet (online i offline).
- Sol·licitud d'informació: catàlegs, mostres, fitxes tècniques i visites a les instal·lacions.
- Comparació d'ofertes: amb un quadre comparatiu (preu, qualitat, terminis, servei postvenda…).
- Negociació: condicions comercials, de lliurament i de garantia.
- Elecció del proveïdor: segons qualitat, preu, condicions i reputació, avaluant-ne la solvència.
La sol·licitud d'ofertes i pressupostos
Una bona sol·licitud d'oferta ha de ser clara, concisa i completa, i incloure: descripció detallada (especificacions i quantitats), calendari de lliurament, condicions de pagament i garantia i la informació de l'empresa sol·licitant.
Elements d'un pressupost
| Element | Contingut |
|---|---|
| Quantitat i qualitat | Nombre d'unitats i especificacions tècniques |
| Preu unitari | Cost per unitat |
| Descomptes i impostos | Descomptes (per quantitat o pagament anticipat) i IVA aplicable |
| Terminis de lliurament | Data prevista i penalitzacions per retard |
| Condicions de pagament | Forma (efectiu, transferència, crèdit) i terminis |
| Finançament, garantia i transport | Opcions de finançament, durada de la garantia i costos de transport |
Exemple — pressupost de 10 ordinadors portàtils
| Concepte | Quantitat | Preu unitari | Import |
|---|---|---|---|
| Ordinador portàtil | 10 | 1.200,00 € | 12.000,00 € |
| Garantia estesa (3 anys) | 10 | 200,00 € | 2.000,00 € |
| Software de productivitat | 10 | 150,00 € | 1.500,00 € |
| Transport i instal·lació | — | 500,00 € | 500,00 € |
| TOTAL | 16.000,00 € |
Després d'una negociació (descompte del 5 %, garantia a 5 anys, software de gestió inclòs i transport assumit pel proveïdor), l'acord final rebaixa el preu a 15.200 € amb millors condicions.
La negociació
Les àrees habituals de negociació són el preu (sobretot en grans quantitats), els descomptes (per pagament anticipat o fidelització), els terminis de pagament, les condicions de lliurament i la garantia. Cal negociar de manera assertiva, defensant els interessos de l'empresa sense perjudicar la relació amb el proveïdor.
Documents, contractes i comandes
- Contractes de compra o lloguer: documents legals amb la identificació de les parts, l'objecte, el preu i la forma de pagament, les condicions de lliurament i devolució, les garanties i les clàusules addicionals.
- Formularis de comanda: dades del client, del bé, quantitat i preu, forma de pagament, condicions de lliurament i observacions.
- Eines informàtiques: processadors de text (Word, Google Docs), fulls de càlcul, programari de gestió de contractes i plataformes de signatura electrònica (DocuSign, Adobe Sign).
El fitxer mestre de proveïdors
El fitxer mestre de proveïdors és la base de dades centralitzada amb tota la informació dels proveïdors: dades identificatives (nom, NIF, adreça), comercials (condicions de pagament, descomptes), bancàries, de contacte i altres (qualificació, historial). Cal gestionar-ne les altes i baixes (marcant els inactius per mantenir l'històric) i mantenir les dades actualitzades i verificades.
Una aplicació de gestió de compres (ERP) automatitza el cicle: requisicions, gestió de proveïdors, comandes, seguiment, rebuts, factures, pagaments i informes. Redueix errors, millora l'eficiència i el control i facilita la presa de decisions.
Miniactivitat — AC0623/04/02 (sol·licitud de pressupostos)
Per a una necessitat concreta de la teva empresa (per exemple, equipament informàtic o un vehicle), redacta una sol·licitud d'oferta, demana pressupostos a diversos proveïdors (reals o simulats), elabora un quadre comparatiu i selecciona'n un justificant la decisió. (CA4.7, CA4.8)
Referències
- Material didàctic 0623 — RA4 (apartats 4.3 a 4.7), CFGS Gestió de Vendes i Espais Comercials.