Difusió de l'esdeveniment
El pla de difusió
De res serveix un acte perfecte si el públic no hi és. El pla de difusió determina què es comunica, a qui, per quin canal i quan, combinant accions offline i online.
Canals offline
| Canal | Ús | A la graduació |
|---|---|---|
| Invitació física | Actes formals, autoritats i convidats d'honor | Invitació en paper per a l'alcaldia i convidats institucionals |
| Cartelleria | Notorietat local | Cartells al centre i, si escau, a equipaments municipals |
| Programa de mà | Informació de l'acte in situ | Programa de la cerimònia per a cada seient |
| Premsa, ràdio i TV locals | Cobertura mediàtica (publicity) | Nota i convocatòria de premsa (RA1) |
Canals online
| Canal | Ús | A la graduació |
|---|---|---|
| Correu electrònic | Invitacions massives i comunicacions de servei | Invitació a famílies via plataforma del centre |
| Web del centre | Informació de referència | Pàgina de l'acte amb programa i indicacions |
| Xarxes socials | Expectativa, cobertura en directe i record posterior | Compte enrere, stories del muntatge, àlbum posterior |
| Formulari RSVP | Confirmació d'assistència i control d'aforament | Google/Microsoft Forms amb quota per graduat |
| Streaming | Assistents remots | Retransmissió per a familiars llunyans |
La invitació
La invitació és el primer contacte de l'assistent amb l'acte, i comunica el to (formal o informal). Contingut imprescindible:
- Qui convida (l'Institut Sa Palomera i la promoció)
- A què (acte de graduació del CFGS Màrqueting i Publicitat)
- Quan (data i hora, i hora d'obertura de portes)
- On (lloc, adreça i indicacions d'accés i aparcament)
- Com confirmar (enllaç o QR al formulari RSVP i data límit)
- Codi de vestimenta si escau, i condicions (invitació personal i intransferible, aforament limitat)
Les tres onades de comunicació
La difusió professional treballa en tres moments: abans (crear expectativa i aconseguir confirmacions), durant (cobertura en directe a xarxes, hashtag de l'acte) i després (agraïments, fotografies, resum en vídeo). Planifiqueu contingut per a les tres onades: l'acte "viu" a xarxes molt més temps que les dues hores que dura.
La gestió de confirmacions (RSVP)
RSVP (répondez s'il vous plaît) és el sistema de confirmació d'assistència, crític quan hi ha aforament limitat:
- Formulari digital amb nom, nombre d'acompanyants (limitat per quota), necessitats d'accessibilitat i consentiment de drets d'imatge.
- Data límit de confirmació i llista d'espera per a les places alliberades.
- Recordatori automàtic una setmana i un dia abans.
- Llista d'assistents final per al control d'accés i l'acomodació.
El no-show
En actes gratuïts, entre un 10% i un 30% dels confirmats no es presenta (no-show). Es gestiona amb recordatoris, llista d'espera i una lleugera sobrereserva calculada — sense posar mai en risc l'aforament legal.
La convocatòria de roda de premsa
Quan l'acte té interès informatiu, es convoca els mitjans. La convocatòria de premsa és un document breu (mitja pàgina) que s'envia 3-5 dies abans i es reforça amb trucada el dia previ:
CONVOCATÒRIA DE PREMSA
L alumnat de Màrqueting i Publicitat de l Institut Sa Palomera
presenta l acte de graduació que ha organitzat com a projecte de curs
Dia: divendres 28 de maig de 2027
Hora: 18.30 h (atenció a mitjans a partir de les 18.00 h)
Lloc: [espai], Blanes
Intervindran:
- [Nom], director/a de l Institut Sa Palomera
- [Nom], regidor/a d Educació de l Ajuntament de Blanes
- [Nom], representant de l alumnat organitzador
Hi haurà photocall, possibilitat d entrevistes i material gràfic
per als mitjans.
Contacte: [nom, telèfon, correu]
Elements que cal preparar per als mitjans el dia de l'acte: acreditacions, espai reservat per a càmeres amb bona visual, connexió d'àudio de la megafonia, dossier de premsa i un responsable d'atendre'ls.
flowchart LR
A[Pla de difusió] --> B[Onada 1: abans\ninvitacions, RSVP, expectativa]
A --> C[Onada 2: durant\ncobertura en directe, hashtag]
A --> D[Onada 3: després\nagraïments, fotos, clipping]
style A fill:#5e35b1,color:#fff,stroke:#4527a0Miniactivitat — AC1009/02/05: Pla de difusió de la graduació
En equips, elaboreu el pla de difusió complet de la graduació:
- Matriu públic × canal × missatge × data per a totes les comunicacions (mínim 12 accions).
- Disseny de la invitació (digital i versió formal en paper per a autoritats).
- Configuració real del formulari RSVP amb quota d'acompanyants, accessibilitat i drets d'imatge.
- Calendari de publicacions a xarxes per a les tres onades amb proposta de hashtag.
Lliurament: document PDF + enllaç al formulari al Moodle. Valoració sobre 3 punts.
Miniactivitat — AC1009/02/06: Convocatòria de premsa
Individualment, redacteu la convocatòria de premsa de la graduació seguint el model d'aquesta pàgina, i definiu: llista de mitjans convocats, dia i hora d'enviament, pla d'atenció als mitjans el dia de l'acte (acreditacions, espai de càmeres, responsable).
Lliurament: document PDF al Moodle. Valoració sobre 3 punts.