Recursos, permisos i llicències

Els espais per a esdeveniments

L'elecció de l'espai condiciona tota la resta de l'organització. Tipologia habitual:

Tipus d'espai	Característiques	Exemple per a la graduació
Palaus i centres de congressos	Grans aforaments, serveis integrats, cost alt	—
Recintes firals	Superfícies diàfanes per a estands	—
Hotels	Sales + restauració + allotjament integrats	Sala d'hotel amb banquet
Teatres i auditoris	Escenari, seients fixos, tècnica instal·lada	Teatre municipal de Blanes
Espais propis	Cost baix, control total, limitacions tècniques	Sala d'actes o pati del centre
Espais singulars	Originalitat i memorabilitat, logística complexa	Jardí botànic, castell, platja

Criteris de selecció de l'espai

1. Aforament: capacitat legal màxima de l'espai. Mai es pot superar; és un límit de seguretat, no una recomanació.
2. Accessibilitat: transport, aparcament i, imprescindible, accessibilitat universal per a persones amb mobilitat reduïda.
3. Dotació tècnica: so, il·luminació, projecció, connectivitat; què inclou l'espai i què cal llogar.
4. Serveis: neteja, seguretat, guarda-roba, càtering propi o extern permès.
5. Disponibilitat i cost: dates lliures, tarifes, fiances i condicions de cancel·lació.
6. Imatge: l'espai comunica; un teatre transmet solemnitat, un pati transmet proximitat.

La visita tècnica

Mai es contracta un espai sense fer-hi una visita tècnica: comprovar mides reals, endolls, accessos de càrrega i descàrrega, camerinos, il·luminació natural, acústica i estat general. A la visita s'hi va amb el plànol, la fitxa de necessitats i la càmera del mòbil.

Recursos humans i materials

Recursos humans

Rol	Funció	A la graduació
Director/coordinador de l'acte	Decisió única en temps real	1 alumne + professor
Responsable de protocol	Precedències, mesa, intervencions	Comitè de protocol
Responsable de logística	Espai, proveïdors, muntatge	Comitè de logística
Atenció als assistents	Recepció, acomodació, informació	Comitè d'atenció
Tècnics	So, llums, projecció, streaming	Proveïdor + alumnes de suport
Presentador/conductor	Fil de l'acte segons el guió	1-2 alumnes

Recursos materials

Checklist bàsica: mobiliari (mesa, faristol, cadires), megafonia i micròfons, projecció i pantalla, senyalística, photocall, material gràfic (programes, acreditacions), decoració floral, orles i diplomes, aigües, farmaciola.

Permisos i llicències

Segons l'espai i el tipus d'acte, cal gestionar autoritzacions amb antelació suficient:

Permís / gestió	Quan cal	Qui l'atorga
Autorització d'ús de l'espai públic	Actes en carrers, places, platges	Ajuntament
Llicència d'activitat / espectacle públic	Actes oberts al públic en espais no habilitats	Ajuntament (i Generalitat en certs casos)
Comunicació prèvia d'acte	Actes en espais habilitats (teatres)	Gestor de l'espai
Assegurança de responsabilitat civil	Pràcticament sempre exigida	Companyia asseguradora
Drets d'autor (música)	Si sona música protegida (entrada, vídeos, refrigeri)	Entitats de gestió (SGAE i altres)
Drets d'imatge	Fotografies i vídeos amb persones identificables	Consentiment informat (RGPD)
Pla d'autoprotecció / emergències	Actes amb aforaments grans	Tècnic competent + protecció civil
Manipulació d'aliments	Si el càtering no és professional	Normativa sanitària: contracteu professionals

Drets d'imatge i menors

A la graduació es faran fotografies i vídeos amb assistents identificables, possiblement menors d'edat (germans dels graduats). Cal preveure el consentiment informat en el moment de la confirmació d'assistència i senyalitzar a l'entrada que l'acte s'enregistra. La gestió de les imatges ha de complir el RGPD: finalitat, conservació i drets dels interessats.

L'aforament no es negocia

Si el teatre té 350 localitats i cada graduat vol portar 5 acompanyants, feu números abans d'enviar invitacions. Superar l'aforament és una infracció greu de seguretat que pot suposar la suspensió de l'acte i responsabilitats legals per a l'organitzador. La gestió es fa amb invitacions numerades o quotes per graduat.

flowchart TD
    A[Acte de graduació] --> B{On es fa?}
    B -->|Teatre municipal| C[Sol·licitud d us a l Ajuntament\n+ comunicació de l acte\n+ RC + drets de música]
    B -->|Sala del centre| D[Autorització de direcció\n+ RC del centre\n+ drets de música + aforament]
    B -->|Espai exterior públic| E[Llicència d ocupació\n+ pla d emergències\n+ RC + so i horaris]

    style A fill:#5e35b1,color:#fff,stroke:#4527a0

Miniactivitat — AC1009/02/04: Fitxa tècnica de l'espai

En equips, elaboreu la fitxa tècnica completa de l'espai proposat per a la graduació (teatre municipal o sala d'actes del centre):

1. Dades de l'espai: aforament legal, mides, distribució de seients, accessos i accessibilitat.
2. Dotació tècnica disponible i necessitats a cobrir amb lloguer extern.
3. Plànol de l'espai amb les zones de l'acte (escenari, públic, photocall, refrigeri).
4. Llista de permisos i gestions necessàries per fer-hi l'acte, amb qui les atorga i el termini de sol·licitud.

Lliurament: document PDF al Moodle. Valoració sobre 3 punts.