Selecció i avaluació d'ofertes
La sol·licitud de pressupost (RFQ)
La sol·licitud d'oferta o pressupost (Request for Quotation, RFQ) és el document amb què demanem als proveïdors candidats que ens facin una oferta. Una RFQ ben feta és específica i comparable: si cada proveïdor pressuposta coses diferents, després no es poden comparar.
Contingut d'una bona RFQ:
- Presentació de l'organitzador i de l'acte (què, quan, on, quants assistents).
- Especificació detallada del servei: quantitats, qualitats, horaris (incloent muntatge i desmuntatge), condicions.
- Informació que demanem: preu desglossat amb IVA, condicions de pagament, política de cancel·lació, assegurances, serveis inclosos i extres.
- Data límit de resposta i persona de contacte.
Especificar bé estalvia diners
"Càtering per a 250 persones" pot costar el doble o la meitat segons què s'entengui. Especifiqueu: tipus de servei (còctel de peu), nombre i tipus de peces per persona (per exemple, 8 peces salades i 2 de dolces), begudes incloses, servei de cambrers, parament, horari exacte, i si el preu inclou muntatge, desmuntatge i neteja.
L'avaluació d'ofertes: la matriu multicriteri
El preu no és l'únic criteri (ni sovint el més important). L'avaluació professional utilitza una matriu de decisió multicriteri amb pesos:
| Criteri | Pes | Què s'hi valora |
|---|---|---|
| Preu total | 30% | Cost complet comparable (amb IVA i extres) |
| Qualitat i referències | 25% | Portafoli, tastos, referències comprovades |
| Serveis inclosos | 20% | Què entra al preu (muntatge, personal, materials) |
| Flexibilitat i cancel·lació | 15% | Canvis de nombre d'assistents, condicions de cancel·lació |
| Resposta i tracte | 10% | Rapidesa, claredat i professionalitat en la comunicació |
Cada oferta es puntua d'1 a 10 en cada criteri; la puntuació ponderada ordena les candidates, però la decisió final s'argumenta, no la pren la fórmula.
Compareu preus comparables
Abans de puntuar, homogeneïtzeu les ofertes: mateix IVA (inclòs o no), mateixos serveis (si una inclou cambrers i l'altra no, sumeu el cost), mateixes quantitats. L'error més freqüent en avaluació d'ofertes és comparar totals que no contenen el mateix.
La negociació
Amb l'oferta preferida sobre la taula, s'obre la fase de negociació. Marges habituals:
- Preu: descomptes per pagament avançat, per volum o per repetició (l'acte és anual).
- Serveis afegits: mantenir preu ampliant serveis (una hora més de fotògraf, tast previ gratuït).
- Condicions de pagament: percentatge de paga i senyal, pagament a la finalització.
- Cancel·lació: terminis sense penalització (crític si l'acte depèn de la meteorologia).
El contracte
L'acord es formalitza en un contracte de prestació de serveis (o de lloguer, per a espais i equips). Clàusules imprescindibles:
| Clàusula | Contingut |
|---|---|
| Parts | Identificació completa de contractant i proveïdor |
| Objecte | Descripció detallada del servei (annexar l'oferta acceptada) |
| Lloc, data i horaris | Incloent muntatge, prova i desmuntatge |
| Preu i pagament | Import, IVA, calendari de pagaments, paga i senyal |
| Cancel·lació i modificacions | Terminis i penalitzacions per a ambdues parts |
| Responsabilitats i assegurances | RC del proveïdor, danys, personal propi |
| Incompliments | Penalitzacions per retard o servei defectuós |
| Protecció de dades | Tractament de dades personals si escau |
Sense contracte no hi ha esdeveniment
Un acord verbal amb el proveïdor de so no us protegeix si el dia de l'acte no es presenta. Tot servei crític es contracta per escrit, encara que sigui amb un document breu d'acceptació d'oferta signat per ambdues parts. Per a la graduació, els contractes els signa el centre: el vostre paper és preparar-los i revisar-los.
Models de documents llestos per adaptar
A la pàgina de models de documents trobareu els models complets de RFQ, contracte de prestació de serveis, acceptació d'oferta, lloguer d'espai i clàusules RGPD (informativa del RSVP i encàrrec de tractament) per copiar i adaptar a cada servei de la graduació.
flowchart LR
A[RFQ a 3 candidats] --> B[Recepció d ofertes]
B --> C[Homogeneïtzació]
C --> D[Matriu multicriteri]
D --> E[Negociació amb el finalista]
E --> F[Contracte signat]
style A fill:#5e35b1,color:#fff,stroke:#4527a0
style F fill:#7e57c2,color:#fff,stroke:#4527a0Miniactivitat — AC1009/03/02: Sol·licitud de pressupostos
En equips, redacteu i envieu (amb el vistiplau del professor) les RFQ reals per als dos serveis principals de la graduació:
- Càtering del refrigeri: especificació completa segons la pauta d'aquesta pàgina.
- So i projecció de l'acte: microfonia, megafonia, projector i suport tècnic.
Cada RFQ s'envia a tres candidats del mapa de l'AC1009/03/01. Lliurament: les dues RFQ en PDF + registre d'enviaments. Valoració sobre 3 punts.
Miniactivitat — AC1009/03/03: Matriu comparativa d'ofertes
Amb les ofertes rebudes (o amb les ofertes simulades que facilitarà el professor si no n'arriben prou):
- Homogeneïtzeu les ofertes de cada servei.
- Apliqueu la matriu multicriteri amb els pesos de la plantilla 5 (podeu justificar pesos diferents).
- Redacteu la proposta de selecció argumentada per a cada servei i els punts a negociar amb el finalista.
Lliurament: full de càlcul + document PDF al Moodle. Valoració sobre 3 punts.