Coordinació de serveis
Coordinar: fer que tot encaixi
Contractar bé no és suficient: cal que tots els serveis encaixin en el temps i en l'espai. La coordinació de proveïdors és responsabilitat de l'organitzador, i el seu instrument principal és l'escaleta tècnica.
L'escaleta tècnica
L'escaleta tècnica amplia l'escaleta de l'acte (RA2) amb tot el que passa abans, durant i després des del punt de vista dels serveis:
| Hora | Acció | Proveïdor / responsable | Espai | Notes |
|---|---|---|---|---|
| 15:00 | Accés de muntatge, obertura de l'espai | Consergeria teatre + Comitè logística | Tot | Comprovar accés de càrrega |
| 15:15 | Muntatge de so i projecció | Proveïdor tècnic | Escenari i sala | Prova de micròfons a les 16:30 |
| 16:00 | Muntatge photocall i senyalística | Comitè comunicació | Vestíbul | |
| 16:30 | Prova de so i projecció del vídeo | Proveïdor tècnic + presentadors | Escenari | Vídeo definitiu en dos suports |
| 17:00 | Arribada del càtering i muntatge | Càtering | Sala refrigeri | Accés per porta posterior |
| 17:15 | Decoració floral escenari | Floristeria | Escenari | |
| 17:30 | Briefing final de l'equip | Coordinador | Vestíbul | Tots els comitès |
| 18:00 | Obertura de portes | Atenció + consergeria | Accessos | |
| 18:30 | Inici de l'acte | Tots | Sala | Segons escaleta de l'acte |
| 19:45 | Servei de refrigeri | Càtering | Sala refrigeri | |
| 20:45 | Fi de servei i desmuntatge càtering | Càtering | Sala refrigeri | |
| 21:30 | Desmuntatge tècnic i tancament | Proveïdor tècnic + logística | Tot | Revisió final de l'espai |
Principis de la coordinació:
- Un sol interlocutor per proveïdor: cada proveïdor ha de saber a qui trucar (i l'organitzador, a qui exigir).
- Confirmacions esglaonades: confirmació a la signatura, reconfirmació una setmana abans i confirmació final 24-48h abans.
- Reunió o visita tècnica conjunta: si el tècnic de so i el càtering han de compartir accessos i horaris, que es coneguin abans del dia G.
- Full de contactes: llista amb el telèfon del responsable de cada proveïdor, distribuïda a tot l'equip de coordinació.
Els conflictes de muntatge
L'error de coordinació més freqüent: dos proveïdors que necessiten el mateix espai o el mateix accés a la mateixa hora (el càtering descarregant mentre el tècnic passa cables per la mateixa porta). L'escaleta tècnica serveix precisament per detectar aquests conflictes en paper, no en directe.
La base de dades de proveïdors
Tota la informació de proveïdors es registra en una base de dades que dona servei al present (coordinació de l'acte) i al futur (edicions següents):
Estructura mínima
| Taula | Camps principals |
|---|---|
| Proveïdors | Id, raó social, NIF, adreça, telèfon, correu, persona de contacte, categoria de servei |
| Ofertes | Id, proveïdor, servei, data, import, condicions, estat (rebuda/acceptada/rebutjada) |
| Contractes | Id, proveïdor, servei, import, dates de servei, calendari de pagaments, estat |
| Valoracions | Id, proveïdor, esdeveniment, puntuació, comentaris (postesdeveniment) |
Es pot implementar amb un full de càlcul estructurat, amb una base de dades (Access, SQLite) o amb una eina de gestió; el que importa és la integritat i la consulta ràpida.
Protecció de dades (RGPD)
La base de dades conté dades personals (noms, telèfons i correus de persones de contacte), per la qual cosa cal:
- Finalitat i minimització: recollir només les dades necessàries per gestionar la relació comercial.
- Informació: les persones de contacte han de saber que les seves dades es guarden i per a què.
- Accés restringit: només l'equip organitzador hi accedeix; res de compartir el fitxer per grups oberts.
- Conservació limitada: definir quan es revisen i depuren les dades (per exemple, després de cada edició).
- Seguretat: fitxer en un espai controlat (unitat del centre), no en comptes personals.
Les dades no són vostres
Les dades dels proveïdors i dels assistents (formulari RSVP!) pertanyen a les persones, i el centre n'és el responsable del tractament. No exporteu mai aquests fitxers a comptes o dispositius personals, ni els feu servir per a cap finalitat diferent de l'acte.
Miniactivitat — AC1009/03/04: Anàlisi d'un contracte
Individualment, analitzeu el model de contracte de lloguer d'espai que us facilitarà el professor:
- Identifiqueu les clàusules crítiques per a la graduació (horaris de muntatge, fiança, cancel·lació, responsabilitats, aforament).
- Marqueu tres clàusules que negociaríeu i redacteu la proposta alternativa.
- Detecteu si hi falta alguna clàusula imprescindible segons la llista del tema anterior.
Lliurament: document PDF al Moodle. Valoració sobre 3 punts.
Miniactivitat — AC1009/03/05: Base de dades de proveïdors
En equips, construïu la base de dades de proveïdors de la graduació amb les quatre taules descrites (proveïdors, ofertes, contractes, valoracions):
- Carregueu-hi totes les fitxes, RFQ i ofertes reals del bloc.
- Definiu qui hi té accés i on es guarda el fitxer (compliment RGPD).
- Prepareu tres consultes útils: ofertes pendents de resposta, contractes amb pagaments pendents i proveïdors per categoria.
Lliurament: fitxer de la BD + document explicatiu al Moodle. Valoració sobre 3 punts.