Models de documents
Aquesta pàgina recull els models de documents que utilitzareu en el procés de selecció i contractació de proveïdors de la graduació. Copieu-los, adapteu-los al servei concret i feu-los revisar pel professor abans d'enviar-los o presentar-los a signatura.
Model 1 — Sol·licitud de pressupost (RFQ)
Exemple complet per al servei de càtering. Adapteu les seccions marcades amb [claudàtors].
SOL·LICITUD DE PRESSUPOST
De: Comitè organitzador de l acte de graduació
CFGS Màrqueting i Publicitat — Institut Sa Palomera
Carrer [adreça], 17300 Blanes
Contacte: [nom i cognoms] — [correu del projecte] — [telèfon]
A: [Nom comercial del proveïdor]
A/A [persona de contacte]
Data: [data d enviament]
Ref.: RFQ-GRAD27-[num] — Servei de càtering
1. PRESENTACIÓ DE L ACTE
L Institut Sa Palomera celebra l acte de graduació de la promoció del
CFGS de Màrqueting i Publicitat el divendres 28 de maig de 2027 a
[espai], amb una previsió de 250 assistents. L acte inclou una
cerimònia (18.30-19.45 h) i un refrigeri posterior (19.45-20.45 h).
2. ESPECIFICACIÓ DEL SERVEI SOL·LICITAT
- Servei: còctel de peu per a 250 persones.
- Menjar: 8 peces salades i 2 peces dolces per persona, amb un mínim
d un 30% d opcions vegetarianes i alternatives sense gluten
identificades.
- Begudes: aigua, refrescos, sucs i cava per al brindis (1 copa/persona).
Sense begudes alcohòliques d alta graduació.
- Servei: personal de sala suficient per a 250 persones (indiqueu ràtio),
parament complet (gots, tovallons, safates) i taules de suport.
- Horaris: muntatge a partir de les 17.00 h, servei de 19.45 a 20.45 h,
desmuntatge i neteja de la zona abans de les 21.30 h.
- Lloc: [espai i adreça]. Accés de càrrega per [indicar].
3. INFORMACIÓ QUE HA D INCLOURE L OFERTA
- Preu total i preu per persona, amb IVA desglossat.
- Detall de què inclou el preu (personal, parament, transport, neteja).
- Condicions de pagament (paga i senyal, venciments).
- Política de modificació del nombre d assistents (fins quan es pot
ajustar i amb quin marge).
- Política de cancel·lació i penalitzacions.
- Acreditació d assegurança de responsabilitat civil i registre sanitari.
- Referències de serveis similars.
4. TERMINI I ENVIAMENT
Les ofertes s han de rebre abans del [data límit] al correu
[correu del projecte]. Per a qualsevol aclariment o visita tècnica
prèvia, podeu contactar amb [nom] al [telèfon].
Atentament,
[Nom i cognoms]
Comitè de logística i proveïdors — Acte de graduació
Institut Sa Palomera (Blanes)
Una RFQ per servei, una referència per RFQ
Numereu les RFQ (RFQ-GRAD27-01, RFQ-GRAD27-02...) i citeu la referència en tota la correspondència posterior. Quan arribin tres ofertes de càtering i dues de so, la traçabilitat us estalviarà confusions.
Model 2 — Contracte de prestació de serveis
Model per al servei principal (càtering, so i imatge...). El signa la direcció del centre.
CONTRACTE DE PRESTACIÓ DE SERVEIS
A Blanes, el [data]
REUNITS
D una part, [nom i cognoms], amb DNI [___], en qualitat de director/a
de l Institut Sa Palomera, amb NIF [___] i domicili a [adreça de
Blanes] (en endavant, l ORGANITZADOR).
De l altra, [nom i cognoms], amb DNI [___], en representació de
[raó social], amb NIF [___] i domicili a [adreça] (en endavant,
el PROVEÏDOR).
Ambdues parts es reconeixen capacitat legal suficient i
ACORDEN
PRIMERA — OBJECTE. El PROVEÏDOR prestarà el servei de [descripció]
per a l acte de graduació del CFGS Màrqueting i Publicitat, d acord
amb l oferta acceptada de data [data], que s adjunta com a ANNEX I
i forma part d aquest contracte.
SEGONA — LLOC, DATA I HORARIS. El servei es prestarà el dia
28 de maig de 2027 a [espai i adreça], amb el calendari següent:
muntatge a partir de les [hora], prova/servei de [hora] a [hora] i
desmuntatge abans de les [hora].
TERCERA — PREU I FORMA DE PAGAMENT. El preu total és de [import] EUR
(IVA inclòs). S abonarà de la manera següent: [percentatge]% en concepte
de paga i senyal a la signatura, i la resta dins dels [dies] dies
posteriors a la prestació del servei, prèvia presentació de factura.
QUARTA — MODIFICACIONS. L ORGANITZADOR podrà ajustar el nombre
d assistents fins a [dies] dies abans de l acte amb un marge de
±[percentatge]%, recalculant-se el preu proporcionalment.
CINQUENA — CANCEL·LACIÓ. En cas de cancel·lació per part de
l ORGANITZADOR: fins a [dies] dies abans, sense penalització (retorn
de la paga i senyal); entre [dies] i [dies] dies, penalització del
[percentatge]%; amb menys de [dies] dies, [percentatge]%. En cas
d incompliment del PROVEÏDOR, aquest retornarà els imports rebuts i
abonarà una penalització del [percentatge]% del preu total.
SISENA — OBLIGACIONS DEL PROVEÏDOR. El PROVEÏDOR declara disposar
d assegurança de responsabilitat civil vigent (pòlissa [núm.],
companyia [___]), del personal donat d alta segons la normativa
laboral i de les autoritzacions sanitàries o tècniques exigibles per
a la seva activitat. Respondrà dels danys causats pel seu personal
o els seus equips.
SETENA — PROTECCIÓ DE DADES. Les dades personals intercanviades es
tractaran únicament per a l execució d aquest contracte, d acord amb
el RGPD i la LOPDGDD.
VUITENA — RESOLUCIÓ DE CONFLICTES. Les parts intentaran resoldre de
bona fe qualsevol controvèrsia. Si no és possible, se sotmeten als
jutjats i tribunals de [partit judicial].
I en prova de conformitat, signen aquest contracte per duplicat.
L ORGANITZADOR EL PROVEÏDOR
[signatura i segell] [signatura i segell]
ANNEX I — Oferta acceptada de data [data]
Reviseu els números en blanc
Un contracte amb claudàtors sense emplenar no protegeix ningú. Abans de presentar-lo a signatura, comproveu que tots els imports, dates, percentatges i terminis estan definits i quadren amb l'oferta de l'ANNEX I i amb el pressupost del pla mestre.
Model 3 — Acceptació d'oferta (serveis menors)
Per a serveis de baix import (decoració floral, fotografia) on un contracte complet seria desproporcionat. També el signa el centre.
ACCEPTACIÓ D OFERTA
Ref.: RFQ-GRAD27-[num]
Data: [data]
L Institut Sa Palomera, amb NIF [___], ACCEPTA l oferta presentada
per [raó social], amb NIF [___], de data [data], per al servei de
[descripció breu] amb destinació a l acte de graduació del dia
28 de maig de 2027 a [espai], per un import total de [import] EUR
(IVA inclòs).
Condicions acordades:
- Prestació del servei: [dia i franja horària].
- Pagament: [forma i termini].
- Cancel·lació: [condicions].
- El proveïdor declara disposar d assegurança de responsabilitat
civil vigent.
Aquesta acceptació, juntament amb l oferta adjunta, constitueix
l acord entre les parts.
Per l Institut Sa Palomera Pel proveïdor
[signatura i segell] [signatura i segell]
Model 4 — Contracte de lloguer d'espai (clàusules específiques)
Si l'espai és privat (hotel, sala), el contracte segueix l'estructura del Model 2 substituint l'objecte i afegint aquestes clàusules específiques. Si és un equipament municipal, normalment ompliu la sol·licitud oficial de l'ajuntament i aquestes qüestions consten a les condicions d'ús: reviseu-les igualment.
OBJECTE. Cessió d ús de [sala/espai], amb capacitat legal de [aforament]
persones, el dia 28 de maig de 2027 de [hora] a [hora], incloent-hi
els períodes de muntatge i desmuntatge.
SERVEIS INCLOSOS. L espai es lliura amb: [climatització, neteja
inicial i final, consergeria, equip de so instal·lat, mobiliari...].
Queden exclosos: [_____].
FIANÇA. L ORGANITZADOR diposita una fiança de [import] EUR, que es
retornarà dins dels [dies] dies posteriors si no hi ha desperfectes.
AFORAMENT I SEGURETAT. L ORGANITZADOR es compromet a no superar
l aforament legal, a mantenir lliures les vies d evacuació i a seguir
les indicacions del personal de l espai. L espai disposa de pla
d autoprotecció i sortides d emergència senyalitzades.
DRETS DE MÚSICA. La gestió i el cost dels drets d autor per la música
reproduïda durant l acte van a càrrec de [organitzador/espai].
ACCESSOS I SUBMINISTRAMENTS. Accés de càrrega per [___] de [hora] a
[hora]. Potència elèctrica disponible: [kW]. Connexions: [___].
Model 5 — Documents de protecció de dades (RGPD)
La graduació tracta dades personals en dos fronts: les que recolliu dels assistents (formulari RSVP, imatges de l'acte) i les que compartiu amb proveïdors que tracten dades per encàrrec vostre (el fotògraf, per exemple, tracta imatges de persones identificables). Cada front té el seu document.
5a. Clàusula informativa i consentiments per al formulari RSVP
Text que s'inclou al final del formulari de confirmació d'assistència:
INFORMACIÓ SOBRE PROTECCIÓ DE DADES
Responsable del tractament: Institut Sa Palomera, [adreça], Blanes.
Contacte: [correu del centre]. Delegat de protecció de dades del
Departament d Educació: [contacte oficial].
Finalitat: gestionar la confirmació d assistència, el control
d aforament i l organització de l acte de graduació del 28 de maig
de 2027. Les dades s eliminaran un cop tancada la memòria de l acte,
com a màxim el [data].
Legitimació: consentiment de la persona interessada.
Destinataris: les dades no se cediran a tercers, llevat d obligació
legal. No es faran transferències internacionals.
Drets: podeu exercir els drets d accés, rectificació, supressió,
oposició, limitació i portabilitat adreçant-vos a [correu del centre].
També podeu presentar una reclamació davant l Autoritat Catalana de
Protecció de Dades (apdcat.gencat.cat).
[ ] He llegit la informació sobre protecció de dades i CONSENTO el
tractament de les meves dades per a la finalitat indicada.
(Obligatori per confirmar l assistència)
DRETS D IMATGE
Durant l acte es faran fotografies i enregistraments de vídeo que el
centre pot difondre a la seva pàgina web, xarxes socials i memòria
de l acte, amb finalitat informativa i de difusió de l activitat
educativa.
[ ] CONSENTO que la meva imatge (i la dels menors que m acompanyen,
dels quals soc responsable legal) aparegui en aquestes difusions.
[ ] NO consento la difusió de la meva imatge. (L organització us
indicarà les zones fora de l enquadrament de càmeres.)
5b. Clàusula d'encàrrec de tractament (per a contractes amb proveïdors)
S'afegeix com a clàusula addicional al Model 2 quan el proveïdor tracta dades personals per compte de l'organitzador (fotògraf, empresa d'streaming, plataforma d'inscripcions):
NOVENA — ENCÀRREC DE TRACTAMENT DE DADES PERSONALS (art. 28 RGPD)
El PROVEÏDOR, en qualitat d encarregat del tractament, tractarà per
compte de l ORGANITZADOR les dades personals següents: [imatges i
veu dels assistents a l acte / dades de contacte dels inscrits],
amb l única finalitat de prestar el servei objecte d aquest contracte.
El PROVEÏDOR es compromet a:
a) Tractar les dades únicament seguint les instruccions documentades
de l ORGANITZADOR.
b) Garantir la confidencialitat del personal que hi tingui accés.
c) Aplicar les mesures de seguretat tècniques i organitzatives
adequades al risc.
d) No subcontractar el tractament sense autorització prèvia i escrita.
e) No conservar les dades més enllà de la prestació del servei:
un cop lliurat el material, suprimirà o retornarà totes les dades
i còpies, llevat d obligació legal de conservació.
f) Notificar a l ORGANITZADOR, sense dilació indeguda, qualsevol
violació de seguretat de les dades.
g) Col·laborar amb l ORGANITZADOR en l atenció dels drets de les
persones interessades que es puguin exercir davant seu.
El PROVEÏDOR no podrà utilitzar les imatges o dades per a finalitats
pròpies (portafoli, publicitat, xarxes socials) sense el consentiment
exprés i per escrit de l ORGANITZADOR i de les persones afectades.
El fotògraf i el seu portafoli
És pràctica habitual (i il·legal si no es pacta) que els fotògrafs publiquin les fotos dels actes al seu portafoli o xarxes. La lletra g i el paràgraf final de la clàusula 5b ho regulen: si voleu permetre-ho, feu-ho constar explícitament i assegureu-vos que el consentiment d'imatge del RSVP (5a) cobreix aquesta difusió.
Quin document toca a cada moment
flowchart LR
A[RFQ\nModel 1] --> B[Ofertes rebudes]
B --> C[Matriu multicriteri\nPlantilla 5]
C --> D{Import i criticitat?}
D -->|Servei principal| E[Contracte de serveis\nModel 2]
D -->|Servei menor| F[Acceptació d oferta\nModel 3]
D -->|Espai privat| G[Contracte de lloguer\nModel 4]
style A fill:#5e35b1,color:#fff,stroke:#4527a0
style E fill:#7e57c2,color:#fff,stroke:#4527a0
style F fill:#7e57c2,color:#fff,stroke:#4527a0
style G fill:#7e57c2,color:#fff,stroke:#4527a0La matriu d'avaluació d'ofertes és a la plantilla 5 dels annexos.
Models didàctics, no assessorament jurídic
Aquests models tenen finalitat educativa i cobreixen les clàusules essencials treballades al mòdul. En un entorn professional real, els contractes d'import significatiu els revisa un servei jurídic. A la graduació, la validació final és de la direcció del centre, que és qui signa.