El dia de l'esdeveniment

L'atmosfera de l'acte

L'atmosfera és la sensació col·lectiva que es respira en un esdeveniment, i és el resultat de mil detalls: la música d'entrada, la temperatura, la fluïdesa dels accessos, el somriure de qui rep, el ritme de l'escaleta. Una atmosfera positiva fa que els assistents perdonin els petits errors; una atmosfera tensa fa que els notin tots.

L'atmosfera es dissenya i es protegeix: es dissenya amb les decisions de planificació (RA2-RA4) i es protegeix el dia G amb l'actitud de l'equip (RA5).

Els rols del dia G

El dia de l'acte, l'organigrama de planificació es converteix en rols operatius amb responsabilitats tancades:

Rol	Responsabilitat	Regla d'or
Coordinador general	Decisió única en temps real; segueix l'escaleta i autoritza canvis	Només ell/a canvia l'escaleta
Regidor d'escenari	Que cada persona i element sigui a l'escenari quan toca	Sempre un pas per davant de l'escaleta
Responsable de protocol	Autoritats, mesa, ordre d'intervencions	Cap autoritat sense atendre
Cap d'atenció als assistents	Recepció, acomodació, incidències de públic	Cap assistent sense resposta
Enllaç tècnic	Interlocutor únic amb so, llums i projecció	Res es toca sense avisar
Enllaç de proveïdors	Càtering, fotografia, decoració	Confirmacions segons escaleta tècnica
Responsable de comunicació	Mitjans, xarxes en directe, fotografies pròpies	El hashtag no s'improvisa

Principis de la coordinació en temps real:

1. Cadena de comandament única: els dubtes pugen al coordinador, les decisions baixen d'ell. Dues persones donant instruccions diferents és el caos.
2. Canal de comunicació discret: grup de missatgeria silenciat o walkies amb auricular; mai crits ni corredisses visibles.
3. Full de ruta individual: cada membre sap què fa, on és i quan, minut a minut (el seu extracte de l'escaleta tècnica).
4. Marges i posicions de reserva: si algú falla (malaltia, retard), un suplent designat cobreix cada rol crític.

Els errors més freqüents

Anàlisi dels errors clàssics dels equips en esdeveniments, tots evitables:

Error	Conseqüència	Prevenció
No assajar amb el material real	El vídeo no s'obre, el micròfon petava	Assaig general amb equips reals
Escaleta només al cap del coordinador	Si el coordinador s'encalla, tot s'atura	Fulls de ruta individuals impresos
Ningú assignat a les autoritats	Alcaldessa sola al vestíbul	Rol de protocol amb noms i hores
Micròfons oberts fora d'escena	Comentaris privats amplificats	Disciplina de microfonia amb el tècnic
Equip que desapareix durant el refrigeri	Ningú resol les incidències finals	Torns de servei fins al final del desmuntatge
Celebrar abans d'acabar	L'acte "es desinfla" al tram final	L'acte acaba quan marxa l'últim assistent

El moment més perillós: el lliurament d'orles

És el clímax de la graduació i el moment amb més coreografia: 60 noms, 60 recorreguts, 60 fotografies. Un nom mal llegit o un ordre equivocat és l'error que aquella família recordarà sempre. Prevenció: llista de crida definitiva revisada per cada graduat (pronunciació inclosa!), ordre de seients = ordre de crida, assaig específic del recorregut i pla B si algú no hi és quan el criden (es salta i es recupera al final).

L'assaig general

L'assaig general és la simulació completa de l'acte amb tots els rols, en l'espai real (o el més semblant possible) i amb el material real. Objectius:

• Validar l'escaleta amb temps reals, no estimats.
• Detectar problemes de so, visibilitat, recorreguts i transicions.
• Que cada membre interioritzi el seu full de ruta sense haver de consultar-lo.
• Assajar les incidències: el coordinador introdueix imprevistos sorpresa (s'apaga el projector, un intervinent no apareix) i l'equip els resol.

flowchart LR
    A[Planificació\nRA1-RA4] --> B[Assaig general\nPR10095]
    B --> C{Funciona tot?}
    C -->|No| D[Ajustos a escaleta,\nrols i material]
    D --> B
    C -->|Sí| E[Acte de graduació\n28 de maig]

    style B fill:#5e35b1,color:#fff,stroke:#4527a0
    style E fill:#7e57c2,color:#fff,stroke:#4527a0

Miniactivitat — AC1009/05/03: Anàlisi d'errors en esdeveniments reals

Individualment, analitzeu dos vídeos d'esdeveniments reals amb incidents (galas amb errors de guió, actes amb fallades tècniques, cerimònies amb caigudes de ritme):

1. Descriviu cada error observat i classifiqueu-lo: planificació, tècnic, actitud o comunicació.
2. Analitzeu com va reaccionar l'equip (verbal i no verbal) i si la reacció va millorar o empitjorar la situació.
3. Proposeu la prevenció i la reacció ideal per a cada cas.

Lliurament: document PDF amb els enllaços al Moodle. Valoració sobre 3 punts.

Miniactivitat — AC1009/05/04: Full de ruta individual

Cada alumne elabora el seu full de ruta personal del dia de la graduació: rol assignat, horari minut a minut (des de l'arribada al muntatge fins al final del desmuntatge), posicions, tasques, material a càrrec, a qui reporta i qui el supleix. El conjunt de fulls de ruta ha de cobrir tota l'escaleta tècnica sense buits ni solapaments (validació creuada entre comitès).

Lliurament: document PDF al Moodle. Valoració sobre 3 punts.