Planificació de l'esdeveniment

El brífing: el punt de partida

El brífing és el document que recull l'encàrrec del client: què vol aconseguir, per a qui, amb quins recursos i amb quines restriccions. Sense un brífing clar, l'organitzador treballa a cegues i el client no pot avaluar el resultat.

Contingut mínim d'un brífing d'esdeveniment:

Element	Descripció
Client i interlocutor	Qui encarrega l'acte i qui pren les decisions
Objectius	Què ha de passar perquè l'acte sigui un èxit (mesurable si és possible)
Públic objectiu	Perfil i nombre d'assistents esperats
Missatge clau	Què ha de recordar l'assistent en sortir
Data, hora i durada	Amb alternatives si escau
Lloc	Imposat o a proposar per l'organitzador
Pressupost	Import màxim i partides que inclou
Restriccions	Normativa, horaris, marca, protocol, riscos
Lliurables	Què s'espera rebre (pla, materials, memòria)

El brífing de la graduació

En el vostre projecte, el client és la direcció del centre i l'interlocutor és el professor del mòdul. A l'activitat AC1009/02/02 haureu d'entrevistar el "client" per obtenir la informació del brífing: aprendre a fer les preguntes correctes és part de l'exercici. Un organitzador professional mai comença a treballar amb un brífing incomplet: el completa preguntant.

Les fases de l'organització

Tot esdeveniment passa per tres grans fases:

flowchart LR
    A["PREESDEVENIMENT\nPlanificació i producció\n(setmanes o mesos)"] --> B["ESDEVENIMENT\nExecució i coordinació\n(hores)"]
    B --> C["POSTESDEVENIMENT\nAvaluació i tancament\n(dies o setmanes)"]

    style A fill:#5e35b1,color:#fff,stroke:#4527a0
    style B fill:#7e57c2,color:#fff,stroke:#4527a0
    style C fill:#9575cd,color:#fff,stroke:#4527a0

1. Preesdeveniment (RA1–RA4)

• Definició del brífing, objectius i pressupost
• Disseny del concepte i del programa
• Reserva d'espai i contractació de proveïdors
• Pla de difusió, invitacions i gestió de confirmacions
• Definició del protocol i assaigs

2. Esdeveniment (RA5)

• Muntatge i comprovacions tècniques
• Recepció i atenció als assistents
• Coordinació de l'escaleta en temps real
• Gestió d'incidències
• Desmuntatge

3. Postesdeveniment (RA6)

• Agraïments a assistents, ponents i patrocinadors
• Recollida i anàlisi de qüestionaris de satisfacció
• Clipping de premsa i mètriques de difusió
• Tancament econòmic
• Memòria de l'esdeveniment i propostes de millora

Programa, calendari, cronograma i escaleta

Aquests quatre documents es confonen sovint, però tenen funcions diferents:

Document	Què conté	Destinatari
Programa	Les parts de l'acte tal com les veu l'assistent (benvinguda, parlaments, lliurament, cloenda)	Públic (programa de mà)
Calendari	Les dates clau de tota l'organització (reserves, contractacions, enviaments)	Equip organitzador
Cronograma	Les tasques de l'organització situades en el temps, amb responsables i dependències	Equip organitzador
Escaleta	El minut a minut del dia de l'acte, amb responsables i suports tècnics	Equip + tècnics

El retroplanning

El retroplanning (planificació inversa) és la tècnica estàndard del sector: es parteix de la data de l'acte i es planifica cap enrere, situant cada tasca segons el marge que necessita.

gantt
    title Retroplanning de la graduació (simplificat)
    dateFormat  YYYY-MM-DD
    axisFormat  %d/%m
    section Espai i proveïdors
    Reserva del teatre           :done, a1, 2026-11-01, 15d
    Sol·licitud de pressupostos  :a2, 2026-12-09, 20d
    Contractació proveïdors      :a3, 2027-01-13, 21d
    section Comunicació
    Pla de RRPP i patrocinadors  :b1, 2026-10-01, 30d
    Disseny invitacions          :b2, 2027-02-01, 15d
    Enviament invitacions i RSVP :b3, 2027-03-01, 30d
    Convocatòria de premsa       :b4, 2027-05-17, 7d
    section Protocol i assaig
    Guio protocol·lari           :c1, 2027-02-10, 30d
    Assaig general               :c2, 2027-04-28, 1d
    section Acte
    Graduació                    :milestone, m1, 2027-05-28, 0d

Errors comuns en cronogrames

• No incloure marges de seguretat: si el proveïdor triga una setmana més del previst, tot el pla cau.
• Oblidar les dependències: no es poden enviar invitacions sense tenir data i espai confirmats.
• No assignar responsables: una tasca sense responsable és una tasca que ningú fa.
• Fer el cronograma i no actualitzar-lo mai més: és un document viu que es revisa cada setmana.

El pressupost de l'esdeveniment

El pressupost tradueix el pla a diners. S'estructura per partides:

Partida	Exemples a la graduació
Espai	Lloguer del teatre, taxes, neteja
Restauració	Refrigeri, aigües per a l'escenari
Tècnica	So, il·luminació, projecció, streaming
Materials gràfics	Invitacions, programes de mà, photocall, orles
Serveis	Fotografia, decoració floral, seguretat si escau
Imprevistos	Reserva del 10% del total

A cada partida s'hi assigna un pressupost previst, que es compara amb el cost real al tancament (RA6). La regla d'or: cap despesa fora de pressupost sense aprovació del client.

Miniactivitat — AC1009/02/02: El brífing de la graduació

En equips, redacteu el brífing complet de l'acte de graduació:

1. Prepareu prèviament la llista de preguntes que fareu al client (direcció del centre, representada pel professor).
2. Realitzeu l'entrevista de brífing a classe.
3. Redacteu el document de brífing amb tots els elements de la taula d'aquesta pàgina.
4. Marqueu els punts pendents de confirmar i qui els ha de confirmar.

Lliurament: document PDF al Moodle. Valoració sobre 3 punts.

Miniactivitat — AC1009/02/03: Retroplanning de la graduació

A partir del brífing, elaboreu el retroplanning complet de la graduació:

1. Llisteu totes les tasques necessàries des d'avui fins al dia de l'acte (mínim 25 tasques).
2. Situeu-les en el temps començant per la data de l'acte i anant cap enrere.
3. Assigneu responsable (comitè) i dependències a cada tasca.
4. Representeu-lo en un diagrama de Gantt (Mermaid, full de càlcul o eina de gestió de projectes).

Lliurament: document PDF + enllaç a l'eina al Moodle. Valoració sobre 3 punts.