Informe d'avaluació

El tancament professional de l'esdeveniment

L'informe d'avaluació (o memòria de l'esdeveniment) és el document que tanca el cicle: recull què s'havia planificat, què va passar realment, què diuen les dades i què s'ha après. Té tres destinataris:

1. El client (la direcció del centre): rendició de comptes dels objectius i del pressupost.
2. L'equip: consolidació de les lliçons apreses.
3. El futur: la promoció de l'any vinent heretarà aquest document i començarà des de molt més amunt.

La memòria tècnica

La part tècnica documenta l'execució:

Secció	Contingut
Fitxa de l'acte	Data, lloc, horaris reals, assistents comptats, equip
Cronologia	Escaleta prevista vs. temps reals, amb les desviacions comentades
Assoliment d'objectius	Quadre de KPIs: objectiu, resultat, desviació i valoració
Proveïdors	Compliment de cada contracte i valoració de cada proveïdor (alimenta la BD del RA3)
Incidències	Full d'incidències comentat: causa, resposta, prevenció futura
Comunicació	Clipping de premsa, mètriques de xarxes, valoració del pla de difusió
Satisfacció	Resultats del qüestionari amb gràfics i lectura segmentada

La memòria econòmica

La part econòmica compara el pressupost aprovat amb el cost real:

Partida	Pressupostat	Cost real	Desviació	Comentari
Espai	...	...	±%
Restauració	...	...	±%
Tècnica	...	...	±%
Materials gràfics	...	...	±%
Serveis	...	...	±%
Imprevistos	...	...	±%	Què va consumir la reserva
Ingressos	Centre + quotes + patrocini	Reals	±%	Compliment dels patrocinadors
Balanç				Superàvit o dèficit i destinació

Tota desviació superior al llindar pactat (habitualment ±10% per partida) s'explica: no és un retret, és informació per pressupostar millor la propera edició.

Lliçons apreses i propostes de millora

La secció amb més valor de futur. Metodologia de la sessió de lliçons apreses amb l'equip:

1. Què va anar bé (i cal repetir): amb el perquè, no només el què.
2. Què no va anar bé (i cal canviar): sense buscar culpables; es parla de processos, no de persones.
3. Què vam aprendre: coneixement que no teníem abans de l'acte.
4. Recomanacions concretes per a la propera edició, ordenades per impacte.

El to de l'informe

Un informe d'avaluació honest documenta també els errors: un document on tot és perfecte no ensenya res i perd credibilitat davant del client. La professionalitat no és no equivocar-se: és mesurar-ho, explicar-ho i proposar com evitar-ho.

Els agraïments: l'última acció de RRPP

El postesdeveniment inclou una acció sovint oblidada que tanca el cercle amb el RA1: agrair. Cartes o correus d'agraïment personalitzats a autoritats, patrocinadors (amb el recull de contraprestacions complertes: fotos del photocall amb la seva marca, clipping), proveïdors destacats i equip. És barat, és elegant i deixa la porta oberta per a la següent edició.

flowchart TD
    A[Acte celebrat] --> B[Recollida de dades\nKPIs, incidències, qüestionaris, clipping]
    B --> C[Sessió de lliçons apreses]
    C --> D[Memòria tècnica i econòmica]
    D --> E[Presentació al client]
    E --> F[Agraïments i tancament]
    F --> G[Llegat per a la propera promoció]

    style A fill:#5e35b1,color:#fff,stroke:#4527a0
    style G fill:#7e57c2,color:#fff,stroke:#4527a0

Miniactivitat — AC1009/06/05: Esborrany de la memòria

En equips, elaboreu l'esborrany de la memòria tècnica i econòmica de la graduació amb les dades disponibles just després de l'acte:

1. Fitxa de l'acte amb dades reals i escaleta prevista vs. real.
2. Quadre de KPIs amb els resultats mesurats el dia G.
3. Memòria econòmica amb els costos reals coneguts i les desviacions.
4. Acta de la sessió de lliçons apreses de l'equip (les 4 preguntes de la metodologia).

Lliurament: document PDF al Moodle. Valoració sobre 3 punts. Aquest esborrany és la base de la PR10096.