Tipologia de proveïdors

El mapa de proveïdors d'un esdeveniment

Un esdeveniment és una obra col·lectiva: l'organitzador dissenya i coordina, però la major part dels serveis els presten proveïdors especialitzats. Conèixer la tipologia de proveïdors permet saber què demanar, a qui i amb quins estàndards de qualitat.

Categoria	Serveis	Exemples de necessitat a la graduació
Espais	Lloguer de sales, teatres, recintes i serveis associats (neteja, consergeria)	Teatre municipal o sala d'actes
Hostaleria i restauració	Càtering, servei de cambrers, begudes, coffee-break, banquets	Refrigeri per a 250 persones
So, imatge i telecomunicacions	Megafonia, microfonia, il·luminació, projecció, pantalles, streaming, enregistrament	So de sala, projector, streaming de l'acte
Materials gràfics i digitals	Disseny, impressió, cartelleria, photocall, senyalística, acreditacions	Programes de mà, photocall, orles
Hostesses i personal auxiliar	Recepció, acomodació, guarda-roba, atenció a convidats	Cobert pel comitè d'atenció (alumnat)
Seguretat i control d'accessos	Vigilants, control d'aforament, emergències	Segons requisits de l'espai
Traducció i accessibilitat	Interpretació, subtitulació, llengua de signes	Valorar segons assistents
Transport i logística	Trasllats col·lectius, aparcament, missatgeria	Indicacions d'aparcament
Animació i producció artística	Música en directe, espectacles, presentadors professionals	Actuació musical al refrigeri?
Fotografia i vídeo	Reportatge, fotografia protocol·lària, resum en vídeo	Fotògraf per al lliurament d'orles
Decoració i ambientació	Flors, mobiliari efímer, escenografia	Decoració floral de l'escenari

Proveïdor integral o especialistes?

Hi ha dues estratègies de contractació:

Estratègia	Avantatges	Inconvenients
Proveïdor integral (agència d'esdeveniments o espai amb serveis inclosos)	Un sol interlocutor, responsabilitat única, menys coordinació	Menys control, sovint més car, menys flexibilitat
Especialistes per servei	Millor preu per partida, tria del millor de cada àmbit	Molta coordinació, riscos d'encaix entre serveis

A la graduació seguireu l'estratègia d'especialistes, perquè l'objectiu didàctic és que aprengueu a coordinar-los; en el món professional, la decisió depèn del pressupost, la complexitat i l'experiència de l'equip.

Com es busca un proveïdor

Fonts habituals per localitzar proveïdors solvents:

Experiència prèvia i referències: el proveïdor que va funcionar bé l'any passat; les referències d'altres organitzadors.
Directoris professionals i associacions del sector (fires de proveïdors d'esdeveniments, gremis d'hostaleria).
Cerca local: per a un acte a Blanes, els proveïdors de proximitat redueixen costos de desplaçament i faciliten visites tècniques.
Portafolis i xarxes: el treball publicat (fotografies d'altres esdeveniments) diu més que el catàleg.

Fitxa de proveïdor

Per a cada candidat, obriu una fitxa de proveïdor: raó social, NIF, contacte, serveis, referències, pressupostos rebuts, valoracions. Aquestes fitxes alimentaran la base de dades de proveïdors del RA3 i seran or per a la promoció de l'any vinent.

Senyals d'alerta en un proveïdor

No té NIF o es resisteix a fer pressupost per escrit: no hi haurà factura ni garanties.
No pot acreditar assegurança de responsabilitat civil per a la seva activitat.
No ofereix referències comprovables ni portafoli.
Pressupostos sospitosament barats: sovint amaguen extres que apareixen després.

flowchart TD
    A[Necessitats de la graduació] --> B[Espai]
    A --> C[Càtering]
    A --> D[So i imatge]
    A --> E[Fotografia]
    A --> F[Gràfica i photocall]
    A --> G[Decoració floral]
    B --> H[3 candidats per servei]
    C --> H
    D --> H
    E --> H
    F --> H
    G --> H
    H --> I[Sol·licitud de pressupostos RFQ]

    style A fill:#5e35b1,color:#fff,stroke:#4527a0
    style I fill:#7e57c2,color:#fff,stroke:#4527a0

Miniactivitat — AC1009/03/01: Mapa de proveïdors de la graduació

En equips, elaboreu el mapa de proveïdors de l'acte de graduació:

A partir del pla mestre (PR10092), llisteu tots els serveis que cal contractar externament.
Per a cada servei, localitzeu tres candidats reals de Blanes o la comarca amb la seva fitxa bàsica (nom, contacte, serveis, referències visibles).
Marqueu per a cada servei si la contractació és imprescindible, recomanable o prescindible segons el pressupost.

Lliurament: document PDF al Moodle. Valoració sobre 3 punts.